Por: Alexandre Fuchs das Neves
É evidente que sua equipe merece todo um depósito de confiança. Contudo, a vigilância e a implantação de rotinas e controles internos são indispensáveis para a qualidade e segurança dos serviços prestados.
Há diversos casos em que a ausência de cuidados e regras, associada ao excesso de confiança, acabou gerando problemas na operação e na própria empresa.
Por isso, é importante conhecer bem o seu colaborador, conforme aplicável, nos termos da Resolução 41 do COAF: saber sua origem, onde trabalhou anteriormente, estabelecer alternâncias e rodízios nas atividades operacionais, evitando vícios internos e práticas rotineiras reiteradas.
A ausência de um colaborador, seja por demissão ou doença, não pode paralisar a operação. Alguém deve ser nomeado como backup.
Mas não esqueça:
O colaborador deve ter níveis de acesso restritos às informações institucionais, que não devem ser franqueados a qualquer um, mesmo que isso inclua, por exemplo, senhas;
As informações dos seus cedentes/sacados/investidores são sigilosas e não interessam a ninguém além da Diretoria. Mantenha isso reservado;
Se necessário, remova a porta USB dos computadores;
Além disso, o computador da empresa é para uso exclusivo de trabalho. Se o colaborador quiser acessar seu e-mail pessoal, que o faça pelo celular, em uma rede separada, para evitar qualquer surpresa desagradável;
Analise ou, até mesmo bloquei, sites nas máquinas disponibilizadas aos colaboradores, lembrando: a máquina da empresa é para trabalhar em prol da empresa.
Adote um manual de posturas e comportamento ético, por mais simples que seja, pois a observância dessas regras é indispensável para empresas de qualquer porte.
